Buchhaltung kann für Selbständige zu einer Herausforderung werden. Mit der Buchhaltung sind gesetzliche Pflichten verbunden und letztendlich ist sie die Grundlage für finanzielle Stabilität. Eine saubere Buchhaltung schützt vor Stress und Problemen bei Steuerprüfungen. Buchhaltungssoftware ist die Lösung – damit spart der Selbständige Zeit und reduziert Fehler. Auf dem Markt gibt es unter vielen anderen zwei Softwarehersteller – Lexoffice und Sevdesk – die Buchhaltungssoftware anbieten.

Herausforderungen der Buchhaltung für Selbstständige

Oft ist es der Zeitmangel oder es sind die fehlenden Fachkenntnisse, die die Buchhaltung für Selbständige zu einer Herausforderung machen. Selbständige wollen sich auf das Kerngeschäft fokussieren und nicht auf die Verwaltung. Jedoch können Fehler teuer werden und Nachzahlungen oder Strafen nach sich ziehen. Transparenz und Prüfsicherheit sind daher notwendig, um vor Finanzamt und Prüfer standzuhalten. Dazu gehören beispielsweise digitale Nachweise und eine revisionssichere Archivierung.

Fact: Über 70 % der Selbstständigen nutzen inzwischen digitale Buchhaltung

Vorteile von Buchhaltungsprogrammen

Buchhaltungsprogramme arbeiten mit Automatisierungen. Prozesse in der Buchhaltung für Rechnungen, Angebote und Mahnungen laufen automatisiert ab, Bankkonten sind mit der Software verknüpft, um einen Echtzeit-Überblick zu geben. Zudem unterstützen die Buchhaltungsprogramme auf der Ebene der Steuern. Aus dem System können direkt Umsatzsteuer-Voranmeldungen generiert werden oder die Buchhaltungssoftware verfügt über eine Schnittstelle zur DATEV für den Steuerberaten.

Grundfunktionen einer Buchhaltungssoftware

Die moderne Buchhaltungssoftware verwaltet effizient die Finanzprozesse im Betrieb. Dazu werden in den Programmen zentrale Funktionen zur Verfügung gestellt. Beispielsweise die Erfassung aller Geschäftsvorfälle wie Rechnungen und Belege. Mittels in der Software enthaltenen gängigen Kontenrahmen ((z. B. SKR03 oder SKR04) werden die Geschäftsvorfälle automatisiert kontiert. Eine weitere grundlegende Funktion ist die Verwaltung von Kreditoren und Debitoren. Dazu gehört auch die Verwaltung offener Posten. Weitere Basisfunktionen sind Zahlungsverkehr durch Überweisung, Lastschriften und ein automatischer Zahlungsabgleich. Infolgedessen ist das Mahnwesen in der Buchhaltungssoftware integriert. Darüber hinaus erfolgen die korrekte Berechnung und Meldung der Umsatzsteuer wie ELSTER. Weitere Funktionalitäten, die oft in den Grundversionen der Software dabei sind, sind Finanzberichte. Dazu gehören BWA, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz. Ergänzend bietet die Software Funktionen für die Anlagenbuchhaltung, Schnittstellen zu Banken und Steuerberatern (z. B. DATEV-Export) sowie Maßnahmen zur Datensicherheit wie Verschlüsselung und regelmäßige Backups. Selbstverständlich erfolgt die Datenverarbeitung DSGVO-konform, einschließlich Speicherung auf sicheren Servern und Zugriffskontrollen.

Lexoffice vs. Sevdesk – Vergleich der Funktionen

Vergleichen wir grob die Funktionen von Lexoffice und Sevdesk in unserer Tabelle:

Benutzerfreundlichkeit	Preis-Leistungs-Verhältnis	Zusatzfunktionen
Lexoffice:   intuitive Oberfläche, ideal für Einsteiger	Lexoffice:   klare Pakete, günstiger Einstieg	Lexoffice:   integrierte Lohnbuchhaltung
Sevdesk:   flexible Anpassungen, mehr Individualisierung	Sevdesk:   mehr Features in höheren Tarifen	Sevdesk:   CRM-Funktionen für Kundenverwaltung
Hier geht es zu einem vertieften Lexoffice Sevdesk Vergleich.

Für wen eignet sich welches Programm?

Einzelunternehmer und Freelancer

Lexoffice: bietet eine einfache und schnelle Buchhaltung.
Sevdesk: eignet sich für komplexere Anforderungen und Projektmanagement.

Kleine Unternehmen

Sevdesk: verfügt über Teamfunktionen.
Lexoffice: integriert Steuerfunktionen.

Internationale Geschäftstätigkeit

Sowohl Sevdesk als auch Lexoffice bieten mehrsprachige Rechnungen zusammen mit Währungsoptionen an. Sevdesk hat Vorteile bei internationalen Schnittstellen.

Praxisbezug: Branchenbeispiele

Für Dienstleiser und Kreative spielen die einfache Rechnungsstellung und Steuerreports eine Rolle – darauf liegt der Fokus. E-Commerce und Handel konzentriert sich eher auf die Integration von Shopsystemen und Zahlungsanbietern.

Infobox: Top 5 Vorteile von Buchhaltungssoftware

Automatisierung

Steuerreports

Sicherheit

Zeitersparnis

Prüfschutz

Sicherheit und Datenschutz

DSGVO-Konformität bedeutet unter anderem, dass die Speicherung der Daten auf deutschen Servern erfolgt. Des Weiteren muss eine verschlüsselte Datenübertragung sichergestellt sein. Sicherheit bedeutet in der Praxis, dass Backups erstellt und Maßnahmen getroffen werden, um bei Ausfällen eine schnelle Wiederherstellung der Daten sowie die kontinuierliche Verfügbarkeit der Systeme zu gewährleisten. Dazu werden automatische Sicherungen eingerichtet und die Sicherheit wird durch Zugriffskontrollen pro Team oder Mitarbeiter etabliert.

Was halten wir fest?

Für Selbständige sind Buchhaltungsprogramme unverzichtbar geworden. Neben der Zeitersparnis ergeben sich Vorteile in Bezug auf Sicherheit und Prüfungen. Ob Lexoffice oder Sevdesk hängt von der Unternehmensgröße ab und welche Anforderungen an die Software gestellt werden (Lexoffice steht für Einfachheit, Sevdesk für Flexibilität).

FAQ

Welches Buchhaltungsprogramm ist am einfachsten für Einsteiger?

Einsteiger könnten sich für Lexoffice entscheiden. Denn das Buchhaltungsprogramm von Lexoffice punktet mit einer intuitiven Bedienung.

Kann ich beide Programme mobil nutzen?

Beide Hersteller bieten Apps für iOS und Android.

Sind Lexoffice und Sevdesk DSGVO-konform?

Bei beiden werden die Daten auf deutschen Servern gespeichert.

Wie integriere ich meinen Steuerberater?

Die DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater ist bei beiden vorhanden.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)