Definition und Bedeutung von Hotelsoftware im Gastgewerbe
Für Hotels, Beherbergungsbetriebe oder Ferienwohnungen eignet sich die Verwaltung mit einer sogenannten Hotelsoftware. Das Verwaltungsprogramm ermöglicht das Organisieren, die Digitalisierung und die Automatisierung des Hotelbetriebes. Die Hauptfunktionen sind ein Buchungssystem, Zimmerreservierung sowie die Abrechnung des Property Managements. Hotelsoftware gibt es als lokale Installation auf Rechnern oder als Cloud-Lösung, womit eine ortsunabhängige Nutzung möglich wird.
Verwaltungsaufgaben verschiedener Art werden mit dem Hotelprogramm rationalisiert. Damit fließt mehr Energie in das Kerngeschäft, was letztendlich eine höhere Besucherzahl ausmachen kann.
Überblick über die Herausforderungen bei der Verwaltung von Privatzimmervermietungen und kleineren Apartmenthäusern
Die Verwaltung eines Hotels, einer Privatzimmervermietung oder von Apartmenthäusern erfordert bei der Nutzung der Software eine Festlegung des richtigen Mietpreises. Damit bleibt der Betreiber wettbewerbsfähig und profitiert von Rentabilität. Zum anderen besteht die Herausforderung darin, qualifizierte Mieter zu finden und Mietausfälle zu minimieren. Um zufriedene Gäste und Mieter zu bekommen, müssen die Objekte und Zimmer in einem einwandfreien Zustand gehalten werden. Die Verwaltung von Instandhaltung und Reparaturen ist eine weitere Herausforderung, die eine Hotelsoftware bewältigen muss.
Eine weitere Aufgabe für Vermieter und Hotelbetreiber ist die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften, so dass Bußgelder vermieden werden. Schwierige Mieter lösen Konflikte aus, die professionell und zeitnah gelöst werden müssen. Personal, das für die Verwaltung zuständig ist, muss umfassend geschult werden.
All diesen Herausforderungen kann mit der passenden Technologie bzw. Software entgegengestanden werden. Verwaltungsaufgaben werden einfacher, die Kommunikation mit Personal und Gästen bzw. Mieter flüssiger.
Erklärung der Relevanz von Echtzeit-Channelmanagement und dessen Einfluss auf die Zimmerauslastung
Unter Echtzeit-Channelmanagement versteht man die sofortige Aktualisierung der Verfügbarkeit von Zimmer. Buchungen können dabei über unterschiedliche Kanäle zustande kommen. Nach einer Buchung – egal über welchen Kanal – wird die Verfügbarkeit und der Preis aktualisiert, indem die Daten in Echtzeit synchronisiert werden. Damit können beispielsweise Überbuchungen vermieden werden. Zudem kann ein Hotel über mehrere Plattformen Buchungen erhalten, was die Sichtbarkeit erhöht, und die Zimmerauslastung verbessert. Trends lassen sich mit Echtzeit-Channelmanagement schnell erkennen und damit können die Preise entsprechend schnell angepasst werden. Die Steuerung der Nachfrage wird damit optimiert.
Vorteile von Hotelsoftware für Privatzimmervermietungen und kleinere Appartmenthäuser:
Die Vorteile einer Software, die all die oben genannte Herausforderungen managen kann und über ein Echtzeit-Channelmanagement verfügt liegen klar vor Augen.
Wir fassen zusammen, was eine gute Hotelsoftware leisten muss:
Das bereits angesprochene Echtzeit-Channelmanagemanent ist ein nützliches Tool für die zentrale Verwaltung von Buchungskanälen und führt zu mehr Effizienz bei der Zimmerauslastung.
Hotelsoftware verfügt über integrierte Kommunikationstools, die die Kommunikation mit Gästen und Personal auf einfachem und direktem Wege ermöglicht.
Papiersparend ist eine digitale Gästemappe. Alle wesentlichen Informationen werden digital erfasst, was für Gäste und Hotelpersonal angenehmer ist.
Eine Hotelsoftware muss selbstverständliche die DSGVO-Konformität einhalten. Alle personenbezogenen Daten werden bei der Speicherung und Verarbeitung nach den strengen Datenschutzvorschriften behandelt.
Der ordnungsgemäßen Verbuchung und Aufzeichnung aller Transaktionen werden mit der digitalen Registrierkasse nachgekommen. Die Registrierkassenpflicht wird damit eingehalten, außerdem kommt diese Funktion der Buchhaltung entgegen. Die Buchhaltung selbst profitiert von der GoDB-Konformität, womit die Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Mit Hilfe der Software können sich wiederholende Vorgänge automatisiert werden. Das senkt die Betriebskosten. Automatisierte Prozesse sparen Zeit, die für die Gäste eingesetzt werden kann.
Ein gesteigertes Gesamterlebnis für Gäste ist eine personalisierte Gästebetreuung, was durch das Gästemanagement der Software gewährleistet wird.
Für den Betriebserfolg liefert die Software ein intelligentes Dashboard mit dem Überblick über die wichtigsten Kennzahlen. Auf der Basis der gesammelten und ausgewerteten Daten können betriebliche Entscheidungen erfolgreich getroffen werden.
Software wie Easybooking zur Verwaltung eines Hotels, von Privatzimmer und Apartmenthäuser unterstützt in allen wesentlichen Punkten: Effizienz für den Betrieb, gesteigertes Gästeerlebnis, Einhaltung von rechtlichen Anforderungen, Optimierung von Prozessen und er Verwaltung.
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)