Die Telefonie hat sich in den letzten Jahren extrem gewandelt und moderne Kommunikationsmittel erlauben mehr Flexibilität bei der täglichen Arbeit im Büro. Dennoch ist das Telefon und eine Telefonanlage im Geschäftsleben unersetzlich. Aber die Anforderungen an eine Telefonanlage sind deutlich gestiegen, da ein Telefon heute sehr viel mehr können muss, als jemals zuvor und benutzerorientiert ist. Ein wichtiges Kriterium ist die Erreichbarkeit, unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter gerade aufhält. Wegen der vielen verschieden Systeme, die auf dem Markt vorhanden sind, ist es sinnvoll, die Anforderungen an eine neue Telefonanlange vor Anschaffung genau festzulegen.

Moderne Telefonie

Nach wie vor hat das Festnetz eine große Bedeutung im Büro, allerdings sind die Zeiten der starren, arbeitsplatzgebundenen Telefone wohl bald vorbei. Analoge und ISDN Telefonie haben keine Zukunft mehr und werden in Kürze ganz verschwunden sein. Was bleibt sind VoIP- und All-IP-Systeme. VoIP bedeutet Voice over Internet Protocol und IP heißt Internet Protocol. Damit wird die Telefonie über das Internet bezeichnet. Mit diesen Systemen ergeben sich auch umfangreiche Möglichkeiten für das Telefonieren, die notwendig für ein modernes Büro sind.

Arten von Telefonanlagen

Mit einer IP-Telefonanlage ist eine ortsabhängige Vernetzung möglich und erlaubt hohe Flexibilität in der Bürokommunikation. Auch Smartphones können ganz einfach an die VoIP-Telefonanlage angeschlossen werden, unabhängig in welchem Land sie sich befinden. Als technische Austattung ist ein breitbandigen Internetanschluss erforderlich. Neben den IP-Telefonanlagen bietet sich für kleinere Büros auch eine Fritz-Box an, über die Smartphones angeschlossen werden. Eine weitere Alternative ist eine Telefonanlage in der Cloud. Das kann insbesondere für Büros interessant sein, in denen viel gereist wird.

Die Sicherheit bei Telefonanlangen, Telefon und Fax

Sobald ein Netzwerk betrieben wird, entsteht immer die Gefahr vor Angriffen. Daher ist bei der Anschaffung von Telefongeräten oder Faxgeräten immer auf Qualität zu achten. Denn fällt über einen längeren Zeitraum zum Beispiel die Telefonanlage eines Betriebes aus, der über eine Hotline, eine telefonische Bestellannahme oder Auskunft verfügt, können immense Kosten durch den Ausfall entstehen. Die Suche nach dem Angreifer und das Suchen und Beseitigen des Schadens durch den Hacker stellt ebenfalls einen Kostenfaktor für das Unternehmen dar. Solide DECT-Geräte und ISDN-Telefone sind aber inzwischen dahingehend technisch ausgereift und bieten eine gewisse Sicherheit.

Fazit

Um die richtige Lösung für das Büro zu finden, ist es hilfreich die gewünschten Funktionen und Leistungen festzulegen und dann die entsprechenden Angebot darauf hin zu prüfen. Dabei ist zu beachten, das Telefon & Fax wichtig sind, da ein Fax anders als eine E-Mail ein rechtsverbindliches Dokument ist, und deshalb unverzichtbar ist.

(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)